Die digitale Raumpflege

Fehlermeldung: Das Video passt nicht mehr auf die Festplatte. Das sind die Momente, in denen ich daran erinnert werde, dass man manchmal auch seinen Computer und seine Speicher “sauber” machen muss. Das ist genau so lästig, wie sein Zimmer in der Jugendzeit aufräumen zu müssen.

Das Problem aber ist, dass sich ein Jugendzimmer (meistens) schneller aufräumen lässt, als ein Computer. Diese Meldung “Video kann nicht gespeichert werden” ist für mich fast schon Erpressung, mein Computer stellt mich in diesem Moment doch tatsächlich vor die Wahl, entweder das Video nicht zu speichern, oder aber bestehende Daten auf der Festplatte zu löschen oder zu archivieren.

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Ein Computer kann einen Menschen unter enormen psychischen Druck setzen.
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Keine besonders schöne Wahl. Es ist in diesem Moment eigentlich immer leichter, den Download der neuesten Datei abzubrechen, weil das “Auf der Festplatte Platz machen” wesentlich mehr Arbeit ist. Aber es ist nicht nur Arbeit, es geht auch immer ein Stück weit darum, seine persönliche Vergangenheit in Form der gespeicherten Bilder, Musikstücke, Videos und Dokumente darauf zu durchleuchten, ob diese Inhalte noch wichtig für mich sind. – Gruselig! -. Man müsste Hunderte Ordner durchforsten, und immer wieder entscheiden, entscheiden, entscheiden.

Egal, ob man ein sehr strukturiert arbeitender Mensch ist, der verschiedene Festplatten für unterschiedliche Themen belegt, ob man ein Sammler ist, der “nur” ein paar mp3 besitzt oder ob man gar ein Daten-Messi ist, der alles sammelt und gar nichts löscht: irgend wann trifft es jeden.

Wie also schaffe ich mir eine Ordnung?
1. Gar nicht: – geht nicht
2. Morgen: – daraus wird auch nichts.
3. Neue Festplatte kaufen: – Löst das Problem nicht wirklich.
4. Bleibt also nur, sich dem Problem zu stellen und diese Aufräumarbeit als eine notwendige Arbeit verstehen zu lernen, was – ich spreche aus eigener Erfahrung – nicht ganz einfach, sondern einfach notwendig ist.

Man fühlt sich einfach überfordert, wenn es um das Aufräumen der Festplatten geht, weil man sich zuerst darüber bewusst werden muss, welche “Verwaltungs”-Strategie man verfolgt:

1. Zufälliges Löschen einer Datei: – Viel zu gefährlich
2. Die ältesten Dateien löschen: – ein Weg, der die persönliche Vergangenheit gleich mit erledigt
3. Die größten Dateien löschen: – schafft Platz, aber keine Ordnung
4. Vielleicht ist Löschen gar nicht das einzige Thema? Denn wenn die Dinge nicht richtig strukturiert sind, muss man ewig suchen und verschwendet viel Lebenszeit im Finder/Explorer, weil man die Daten immer erst suchen muss. Das Beste ist, sich einmal die Zeit zu nehmen, um sich von vornherein eine Ablage-Struktur auszudenken. Das Problem daran ist, dass es für die Ablage keine Norm gibt, die man einfach nur befolgen muss, um Ordnung zu halten, kein TÜV, keine DIN-Norm zeigt uns den richtigen Weg aus dem Datenchaos. So kommt es, dass jeder Computernutzer sich (mehr oder weniger) seine eigene Ordnung zulegt.

Ich möchte hier einmal meinen eigenen Weg vorstellen: Eine konsequente und logische Namensgebung der Ordner und Dateien lässt die Wichtigkeit der gespeicherten Dateien gleich am Namen erkennen. Wie bei einem Produkt im Kühlregal des Supermarktes kann ich dann gleich den Namen, den Inhalt und vielleicht das “Mindesthaltbarkeitsdatum” erkennen, ohne dass ich die Verpackung erst zeitraubend öffnen und das Produkt ansehen muss. Dann wird es auch leichter, sich von den nicht mehr benötigten Inhalten zu trennen, wenn man wirklich einmal digitale Raumpflege machen muss; zumal nur temporär benötigte Dateien auch mit einem Mindesthaltbarkeitsdatum versehen werden können.

Eine Ordnung könnte so aussehen:
_01 Aktuelle Daten (Eingangsordner für alle Dateien)
_02 Präsentationsschmiede (der am häufigsten genutzte Ordner, Inhalt: Vorlagen ppt, etc)
_03 Office (Dokumenten-Ablage)
_04 Finance (”geldwerte” Dateien)
_05 Team (Alle Daten zur Team-Organisation)
_06 Produkt (alle Produkte, die aktuell bearbeitet werden)
…

Die Unterordner werden entsprechend angelegt, um überall dieselben Kriterien wiederzufinden.
Bei der Anlage dieses Ordnersystems muss man immer seine eigenen Speicher- und Datennutzungs-Gewohnheiten auch in der Ordnerstruktur abbilden, damit man sich sofort zurechtfindet. Wenn zum Beispiel Konvertierung von Dateien eine große Rolle spielt, sollte man sich in der Ordner-Struktur auch Ordner anlegen, die entsprechende Mediatheken beinhalten.

Auch für Musik-Sammler, die ihre mp3 auf Festplatten sammeln, gibt es eine übersichtliche Darstellungsweise: mp3-Name: Künstler-Titel.mp3, dabei schreibt man am besten ohne Punkte, ohne Bindestriche, dafür aber mit Leerzeichen, das sorgt für eine einfache Lesbarkeit. Der bessere Weg ist für mich allerdings, mp3 in iTunes zu speichern und mit Spotify zu suchen, seitdem habe ich keinen Stress mehr mit der Ablage von mp3-Dateien.

Fazit: Ich denke, das ist ein großes Thema, das behandelt werden muss, weil sich jeder mit diesem Problem herumschlägt. Ich weiß nicht ob ein Institut das überprüft hat, was das sogar Volkswirtschaftlich für uns bedeutet. Das Aufräumen von Daten bedeutet sicherlich, dass enorme viel Arbeitszeit verloren geht.

Ich würde mich sehr darüber freuen, wenn Ihr Eure eigenen Ideen dazu bloggen könntet. Ich bin auch sehr daran interessiert, Euren Hinweise auf andere Blogs zu folgen, die das Thema behandeln.