Dr. Bertha Dammertz

bis Weinachten hätte ich gerne folgende (E-Mail) Kommunikationshelfer:

[1] nach Person und Tags/Schlagwort Kommunikation bündeln – losgelöst vom Kanal

[2] eine lernende Betreffzeile – automatisches einblenden der letzen max. 10 Betreffzeilen zum jeweiligen Empfänger, um nicht den Kontext im Projekt zur verlieren

[3] vereinfachte, kanalübergreifende Autoresponder – für Anfragen, allgemeines Newsletter und Presseimformationen, für unaufgeforderte Einladungen, für Samstag und Sonntag, für Sprechstundentage …

[4] Ein Anlagen Online Dienst – Anlagen werden automatisch entfernt, online zwischen gespeichert, lediglich ein Link und/oder Thumb landet in der InBox

[5] Ein Verdichter der inhaltsgleiche Mails innerhalb einer Empfängergruppe und Zeitraum von doppelten Textpassagen und Anlagen befreit

[6] Generell Alternativen: zur Mailregel alles was in fünf Wochen nicht gelesen worden ist – löschen und auch Ordnersystemen wie @beantworten @lesen_durchgehen @wiedervorlage @archiv

… hast du alles lieber Weihnachtsmann?

achso ehe ich es vergesse die Helfer sollten auf Apple und iPhone gehen

danke

P.S. Ibo, wir tauschen uns noch in echt aus – vor Weinachten?

This post was mentioned on Twitter by Ibo: Mein schlechtes Gewissen bei Social Media – http://tr.im/FqSM...

Wir sind in einer Zeit des Umbruches. Das was heute ist war noch nie gewesen und so wäre ich gespannt was in einigen hundert Jahren über unser Zeitalter geschrieben wird. Ich würde vermuten es könnte etwas in Richtung “Jarhundert der Zeitverschwendung” sein. Wir dürfen zum einen den Unterschied zwischen Beruf und Leben sowie die eigentliche Frage “Warum tun wir das eigentlich?” nicht aus den Augen verlieren? Ich persönlich frage mich immer was ich in meinem leben erreichen möchte und das ist nicht beruflich gemeint. Wenn wir ehrlich sind könnten wir auf eine Vielzahl der Nachrichten und Services verzichten die uns das Web bietet.

Um unpersönliche / unwichtige Dinge mitzuteilen, könnte man die Sachen einfach twittern bzw. in Facebook diese Funktion nutzen – dann erfahren auch gleich alle davon, und es müssen nicht für jeden einzeln Emails rausgehen. Hier besteht natürlich die Gefahr, dass manche Leute die Nachricht nicht lesen bzw. dass die Nachricht nicht für die Öffentlichkeit Ungeeignetes enthalten darf. Da würde ich aber einfach mal auf DMs in Twitter setzen – da könnte man glatt Nachrichten in Facebook verschicken, es ist eh dasselbe? Nein – die Zeichenanzahl ist da nämlich begrenzt, was von vorneherein eher für 1 als für 5 Minuten pro Nachricht spricht.

Letztendlich dürfte der Großteil der Nachrichten aber nicht für die Öffentlichkeit bestimmt und in 140 Zeichen zu sagen sein… ich denke, da ist einfach ein System nötig, in der man alle Nachrichten zusammenführen kann und – vor allem – besonders gute Mechanismen zur Sortierung und Umgang der / mit den Nachrichten möglich ist. Sortierung: ich weiß auch nicht so recht – Filter kommen mir in den Sinn. Umgang: vielleicht die Möglichkeit, Nachrichten gezielt an bestimmte Personen und Gruppen gezielt zu verschicken. Im Grunde gesehen also eine weiterentwickelte Email.

Google Wave ist ja neuerdings ein (enttäuschender(?)) Hype – das zeigt einige Aspekte von oben auf, aber es muss noch besser werden…

das ging mir bis vor einiger Zeit auch so.

ich habe mir folgendes angewöhnt: für XING/LinkedIn/Facebook Nachrichten nehme ich mir i.d.R. jeden Tag jeweils 5-10 min Zeit. Die Benachrichtigungen über neue Nachrichten (Dopplung von Informationen) habe ich weitestgehend deaktiviert. Dabei gehe ich wie folgt vor: Screening der Nachrichten nach Priorität anhand des Betreffs. Wichtige Nachrichten direkt beantworten, die weniger wichtigen dann beim nächsten 5-10 min Time-Slot.

Bei den E-Mails mache ich das wie folgt:
auch hier sämtliche Geräuche, visuelle Benachrichtigungen etc. deaktiviert – ich schaue dann immer regelmäßig in mein Postfach.

Beim überfliegen der Headlines oder “anlesen” der Nachrichten handele ich so:
- alles was ich gleich beantworten oder weiterleiten kann (<2 min Arbeit), mache ich sofort
- alles was ein Task für mich ist, leite ich an "Remember the Milk" weiter oder stelle den task manuell ein
- 2-3x täglich sortiere ich dann die "Inbox Tasks" bei RTM nach Prios – dabei vergebe ich Prio1 für "fremdbestimmte Deadlines" Prio2: "von mir bestimmte deadlines" Prio3: notwendige tasks ohne Deadline, ohne Prio: Tasks für "später"

somit schaffe ich, meist, "INBOX: ZERO". Das Konzept lässt sich auch super auf dem Mobiltelefon umsetzen. Da meine Postfächer aller auf IMAP laufen, ist das dann auch am Rechner auf dem aktuellen Stand.

bereits schon in einer von uns als noch beschaulich eingestuften Zeit reimte der, heute zu Unrecht oft als Comic-Zeichner für Kindergeschichten eingestufte, Wilhelm Busch:
“Eins, zwei, drei! Im Sauseschritt
Läuft die Zeit; wir laufen mit…”

Er hatte Probleme mit der Menge seiner Korrespondenz, die er noch alle von Hand erledigen musste.

Uns hilft, so wir wollen, ein selbst gestaltetes Ablage und Prioritätensystem im Hirn unseres elektronischen Assistenten oder im Net.

Bei den Social Media habe ich mir Arbeitsteilung mit meinen ehrenamtlichen Mitarbeitern verordnet. Ich bewege mich lediglich bei twitter und (notgedrungen, da sonst mir wichtige Menschen sehr enttäuscht gewesen wären) bei Wer-kennt-wen?

Ich habe in 42 Arbeitsjahren mit zeitweilig auch journalistischen Hintergrund gelernt, dass mensch nicht alles lesen muss, um einigermassen aktuell zu bleiben.
Nicht alles muss auch schriftlich erledigt werden. Erinnern wir uns einfach auch mal wieder an das Telefon. Wir sprechen in aller Regel schneller als wir eine Tastatur bedienen.

Da ich schon über viele hilfreiche Ideen und Kontakte im Bereich der Social Media gestolpert bin, werde ich das dankbar zur Kenntnis nehmen, mir aber kein schlechtes Gewissen einreden, wenn ich nicht alles beantworte.

Stattdesen gibt es in Abständen eine Sammelmail, die ein paar aktuelle Projekte kurz mit ihrem Sachstand anreißt, sowie eine Entschuldigung, dass aus diesem Grund nicht alle Zuschriften beantwortet werden konnten.

Auch bei Social Media erledigt sich eine ganze Menge weiterhin von selbst, wenn man das nur lange genug liegen lässt.

Mit twitternden Grüßen

Jürgen M. Beith (aka: jotembe)